ビジネスシーンで贈り物を受け取った際、どのようにお礼のメールを送ればよいか迷うことはありませんか。感謝の気持ちを伝えるだけでなく、今後の円滑な関係性を築くためにも、お礼メールのマナーを正しく理解しておくことは非常に重要です。この記事では、贈り物をもらった時のお礼メールの基本構成から、相手別の例文、さらに感謝がより伝わる書き方のコツまで詳しく解説します。また、お返しの品選びに悩む方へ、法人間でのやり取りに最適なギフトサービスについても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
この記事の監修者
ギフトコンシェルジュ
清野飛鳥
法人様向けのオリジナルカタログギフトを手軽に作れる「PsyPre for Biz」を統括しています。想い出に残るイベントや福利厚生などのお悩みをサポートいたします。
贈り物をもらった時のお礼メールが重要な理由
ビジネスにおける贈り物は、日頃の感謝や良好な関係を維持したいという相手の厚意の表れです。それに対して迅速かつ丁寧にお礼を伝えることは、社会人としての基本的なマナーといえます。
感謝を伝えるだけでなく「到着報告」の役割も
お礼メールを送る大きな目的の一つは、贈り物が無事に届いたことを相手に知らせることです。特に配送で届いた場合、相手は「無事に届いただろうか」「中身に問題はなかったか」と気に揉んでいる場合があります。早めにメールを送ることで、相手を安心させることができます。
良好なビジネス関係を維持するためのコミュニケーション
丁寧なお礼メールは、相手との信頼関係をさらに深めるチャンスでもあります。単なる事務的な連絡に留まらず、相手の心遣いに対する感謝を自身の言葉で伝えることで、誠実な印象を与え、今後のビジネスをより円滑に進める一助となります。
お礼メールを送る際の基本マナーと構成
お礼メールには、ビジネスならではのルールと基本的な構成があります。これらを押さえることで、失礼のないスマートな対応が可能になります。
送るタイミングは「当日中」が鉄則
贈り物を受け取ったら、可能な限り早くお礼を伝えるのが鉄則です。理想的なのは当日中で、遅くとも翌日の午前中までには送るように心がけましょう。もし出張などで確認が遅れてしまった場合は、お詫びの言葉を必ず添えるようにしてください。
お礼メールの基本構成6ステップ
お礼メールは、以下の構成に沿って作成するとスムーズです。
- 件名：一目で内容がわかる簡潔なものにする
- 宛名：会社名、部署名、役職、氏名を正しく記載する
- 挨拶・名乗り：日頃の感謝とともに自分の所属と氏名を伝える
- 感謝の言葉：何を頂いたのかを明記し、感謝を述べる
- 感想と近況：具体的な感想を添えてオリジナル要素を出す
- 結びの言葉：相手の健康を気遣う言葉や、今後の交誼を願う言葉で締める
【相手別】贈り物へのお礼メール例文集
相手との関係性に合わせて、適切な言葉遣いを選ぶことが大切です。ここでは、代表的な例文を2つのパターンで紹介します。
取引先（社外）へ送る場合の例文
件名：お中元（品物名）拝受のお礼 株式会社〇〇（自分の名前）
株式会社〇〇 （相手の氏名）様
いつも大変お世話になっております。 株式会社〇〇の（自分の名前）です。
さて、本日はご丁寧にお中元の品を賜り、誠にありがとうございました。 早速社員一同で美味しくいただきました。 （相手の氏名）様には日頃から多大なるご支援をいただいている上に、このようなお心遣いまで頂戴し、深く感謝申し上げます。
略儀ではございますが、まずはメールにてお礼申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
上司・同僚（社内）へ送る場合の例文
件名：お祝いのお品ありがとうございました（自分の名前）
（部署名） （上司の氏名）部長
お疲れ様です。（自分の名前）です。
この度は、心のこもったお祝いをいただき、誠にありがとうございました。 以前から気になっていた（品物名）で、大変感激しております。 これから大切に使わせていただきたいと存じます。
いつも温かいご指導をいただき、感謝の気持ちでいっぱいです。 今後もより一層精進してまいりますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願いいたします。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
相手の心に響くお礼メールを書くための3つのポイント
マナーを守ることはもちろん大切ですが、少しの工夫でより心のこもったメールになります。
定型文に「具体的な感想」を添える
定型文をそのまま使うだけでは、事務的な印象を与えてしまうことがあります。食品であれば「甘さが控えめで食べやすかった」、生活雑貨であれば「毎日重宝している」など、具体的な感想を一言添えるだけで、相手の心に響くメッセージになります。
用件はお礼だけに絞り簡潔にする
ビジネスメールでは「1メール1用件」が基本です。お礼メールの中に別の仕事の相談や進捗報告を混ぜてしまうと、感謝の気持ちが薄れてしまうだけでなく、重要な用件を見落とされるリスクもあります。仕事の連絡が必要な場合は、別途メールを送るのがマナーです。
「取り急ぎ」という表現に注意する
「取り急ぎお礼まで」という表現はよく使われますが、相手によっては「とりあえず」「間に合わせ」といったネガティブな意味で受け取られる可能性があります。目上の方や取引先に対しては「略儀ではございますが、まずはメールにてお礼申し上げます」といった丁寧な表現を使うのが無難です。
返礼品やお返しに迷った時は「PsyPre for Biz」が便利
贈り物をいただいた際、お返しとしてこちらからもギフトを贈る場合があります。しかし、相手の好みがわからなかったり、配送先の管理が大変だったりすることもあるでしょう。そんな法人特有の悩みを解決するのが「PsyPre for Biz」です。
相手の好みがわからなくても安心なカタログ形式
PsyPre for Bizは、1,000種類以上の商品から予算に合わせて自由に組み合わせて、オリジナルのカタログギフトを作成できるサービスです。相手に好きなものを選んでもらえるため、「好みに合わないものを贈ってしまう」という心配がありません。さらに、企業のロゴを入れたり、個別のメッセージを挿入したりすることも可能で、ブランディングや感謝の気持ちを伝えるのにも最適です。
住所不要で送れるeカタログギフトのメリット
特に便利なのが、URLやギフトカードで納品されるeカタログタイプです。相手に住所を入力してもらう形式のため、こちらで配送先の情報を収集・管理する手間が一切かかりません。最短即日での発行も可能で、急ぎでお礼の品を贈りたい時にも心強い味方となります。支払いは月締めの請求書払いにも対応しており、法人利用としての利便性も兼ね備えています。
贈り物のお礼メールに関するよくある質問（QA）
Q. お礼メールを送った後、さらにお礼状（封書）を送るべきですか？
A. 基本的にはメールだけでもマナー違反ではありませんが、非常に高価なものをいただいた場合や、特にお世話になっている目上の方、格式を重んじる取引先に対しては、メールで即日お礼を伝えた後に、改めてお礼状を送るとより丁寧で誠実な印象を与えられます。
Q. 贈り物のお返し（返礼品）は必ず必要ですか？
A. ビジネスシーンでは、お礼メールで感謝を伝えるのみで、お返しをしないことも一般的です。しかし、特段の配慮をいただいた場合や、今後より強固な関係を築きたい場合には、お返しの品を贈ることも検討しましょう。その際は、相手に気を遣わせすぎない金額のものを選ぶのがポイントです。
Q. 贈り物を辞退したい場合はどうすればよいですか？
A. 会社の規定などで受け取れない場合は、感謝の気持ちを伝えつつ、丁重にお断りするメールを送ります。「弊社の規定により、どなた様からも一律に辞退させていただいております」と理由を明記することで、角を立てずに断ることができます。
まとめ
贈り物をもらった時のお礼メールは、ビジネスにおける信頼関係を維持・向上させるための大切なツールです。受け取った当日中に、基本の構成を守りつつ、自分なりの具体的な感想を添えて送ることで、相手への深い感謝が伝わります。また、お返しの品選びや法人間でのギフト贈呈に課題を感じているなら、PsyPre for Bizのような柔軟なカスタマイズが可能なサービスを活用するのも一つの手です。マナーを心得たスマートな対応で、より良いビジネスパートナーシップを築いていきましょう。
